請求書や領収書が、月末にたまっていく。何を、いつまでに残せばいいのか、自信がない。
請求や経費の整理が、月末にたまって重くなりやすいのは、記帳が、日々の取引を書き残す仕事だからです。
国税庁は、事業所得などのある人は、所得金額を正しく計算して申告するために、日々の取引を記帳し、書類を保存する必要がある、と説明しています。
だから、日々の記帳と、帳簿・請求書・領収書などの保存を、先に、決まった手順にしておいてください。
私は、日々の分を、日々のうちに終えると、月末にまとめる量が減ると考えています。
このページを先に読む理由は、月末にまとめて思い出さなくて済むように、いつ、何を、どこに残すかを、先に決められるからです。
最後まで読み終えると、月曜の午前の10分で、領収書は箱へ、請求書の控えはフォルダへ、入金は表へ、という置き場所を決めて、試せるあなたになっているでしょう。
国税庁の説明にある、記帳・保存・電子データの決まり
1. 記帳する
国税庁の白色申告者向けの説明では、不動産所得、事業所得、山林所得のある人は、日々の取引を、帳簿に記帳します。
白色申告の人の帳簿には、取引の年月日、相手方の名称、金額などを書きます。日々の合計額だけで書く、簡易な方法も認められています。
青色申告の人は、別に、一定の要件を備えた帳簿書類を、備え付けて、記録し、保存する決まりです。
2. 保存する
白色申告の人は、収入や必要経費を書いた帳簿は7年間、請求書、納品書、領収書などは5年間、保存します。
保存する場所は、住所地や、事業所などの所在地です。整理して保存します。
一定の要件のもとで、電子計算機で作った帳簿や書類は、電磁的記録(電子データ)による保存に代えることもできます。
青色申告の人は、国税庁の説明では、帳簿書類は原則7年間、請求書・見積書・納品書・送り状などは5年間でよいとされています。
3. 電子データでやり取りしたものは、決まりを確認する
請求書などの内容を、電子データでやり取りした場合の、保存の義務と方法は、電子帳簿保存法に定められています。
国税庁の特設サイトは、所得税法で保存の義務がある人は、とくに「電子取引」(電子データでのやり取り)を確認するよう、案内しています。
出典:国税庁「No.2080 白色申告者の記帳・帳簿等保存制度」「No.2070 青色申告制度」(令和8年4月1日現在法令等)、「電子帳簿等保存制度特設サイト」。
確認日:2026年10月15日。
青色申告を使うなら、期限がある
青色申告の承認申請書は、原則、承認を受けたい年の3月15日までに、提出します。
その年の1月16日以後に新しく開業した場合は、業務を始めた日から2か月以内です。提出先は、納税地の税務署です。
青色申告は、国税庁の説明では、一定水準の記帳をして、正しく申告する人が、所得金額の計算などで有利な取扱いを受けられる制度です。
青色申告の内容と期限は、国税庁のページで確かめてください。
個別の事情で判断が分かれるときは、国税庁の「税についての相談窓口」、税務署、税理士に相談してください。
後回しを減らす、置き場所の決め方
毎回発生するのは、請求、入金の確認、経費、記録、書類の保管です。私は、それぞれの置き場所を、1つずつ決めるのがよいと考えています。
すでに置き場所があるなら、作り直さなくても、その場所を使うのも一つです。保存の期間と場所が合っているかは、上の国税庁の説明と見比べてみてください。
- 請求:出した請求書の控えは、1つのフォルダに入れる
- 入金の確認:請求書ごとに、入金した日を、同じ表に書く
- 経費:領収書は、受け取った日のうちに、1つの箱に入れる
- 記録:帳簿に書く日を、決まった曜日にする
5年と7年の保存期間があるので、年ごとにフォルダや箱を分けておくと、探しやすくなります。
いま、請求書と領収書の置き場所を、それぞれ1つ決めてみてください。
文章を作るだけでは、回らないこと
請求書の発行、入金の記録、帳簿への記入は、AIに文章を作ってもらうだけでは、回りません。置き場所と、書く日を決める必要があります。
AIと仕組みの分け方は、「業務をAIで整理したい人の入口」に書きました。
月曜の午前に、10分で試す
月曜の午前、仕事を始める前に、先週の領収書と請求書を、机の上に出します。
領収書は箱に、請求書の控えはフォルダに入れます。入金されたものは、表に日付を書きます。
10分で終えられる量だけで構いません。
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公式の確認先
税の決まりは、変わることがあります。最新は、国税庁のサイトか、最寄りの税務署で確認してください。
このページの限界
冒頭の、なぜそうなるかの説明は、このサイトの考えです。公的な資料で確認できる部分には、出典を書いています。
国税庁の説明は、令和8年4月1日現在の法令等にもとづきます。確認日は、2026年10月15日です。
このサイトは、税の個別の助言はしません。自分の場合にどうなるかは、税務署や税理士に確認してください。
「置き場所の決め方」「決まった曜日」「10分」は、このサイトの考え方です。公的な基準ではありません。
雑所得(副業など)や、消費税、インボイス、記帳の時期の決まりは、このページでは扱いません。
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