バックオフィス全体を整えたい人へ｜仕事を一覧にして止まる場所を探す

請求を直したのに、今度は経費で止まる。どこから手をつければいいのか、全体が見えない。

請求や会計を直しても、また別の所で詰まるのは、事務の仕事が、いくつもの場所に、ばらばらに置かれているためかもしれません。

全体が見えないと、どこから直せばよいかが、決まりません。

だから、バックオフィス全体を整えるときは、仕事を1枚の一覧に書き出して、止まっている場所を見つけてください。

一覧にすると、置き場所が決まっていない仕事が、目に見えます。

このページを先に読む理由は、請求や会計の部分的な改善に入る前に、全体のどこが重いかを、一覧で確かめられるからです。

一通り読み終えたあとには、月初の午前に作る一覧に書く5つの項目(仕事の名前、いつ、誰が、どこに置くか、残す期間)を、自分で書き出せる状態になっているでしょう。

一覧に書く、5つの項目

私は、仕事ごとに、次の5つを1行ずつ書くのがよいと考えています。

「残す期間」の欄は、国税庁の白色申告者向けの説明に合わせます。収入や必要経費を書いた帳簿は7年、請求書や領収書などは5年です。

白色申告と青色申告の違いは、「個人事業主のバックオフィス整理ガイド」に書きました。

たとえば、次のように書きます。

置き場所が決まっていない行や、「誰が」が空の行が、止まっている場所の候補です。

一覧ができたら、次の3つの目で、行を見直します。

1. 何が分散しているか

請求、記録、確認、共有が、別々の場所に散っていると、全体が見えにくくなります。同じ種類の仕事は、置き場所をそろえます。

2. 何がくり返し発生しているか

毎月、毎週くり返す仕事ほど、決まった曜日や手順にしておく意味があります。

3. 何が今後さらに増えそうか

取引先や、やり取りが増えると、いまの自分流のやり方が、合わなくなることがあります。増えそうな行に、印をつけておきます。

一覧ができたら、AIに貼って、抜けている仕事がないかを、挙げてもらえます。

貼る前に、個人が分かる情報は、消します。入れない情報は、「AIを使いたいけど不安な人の入口」に書きました。

東京都の事例集は、AIの回答を、あくまで業務を進めるたたき台と位置づけています。

東京都職員に向けて、回答はそのまま使わず、自分で確認するよう示しています。

AIと、仕組みで整えるところの分け方は、「業務をAIで整理したい人の入口」に書きました。

月初の午前、A4の紙を1枚、机に出します。

いま、自分がしている事務の仕事を、思いつくだけ、1行ずつ書き出します。置き場所と、残す期間は、わかる所だけ、書きます。

空欄が残っても、そこが止まっている場所の見つけ方になります。

書き出した行のうち、置き場所が決まっていないものを1つ選んで、今月中に、置き場所を決めてみてください。

国税庁の説明は、令和8年4月1日現在の法令等です。

東京都の記述は、事例集の4ページ(1-1)と5ページ(1-2)にあります。確認日:2026年10月15日。

冒頭の、なぜそうなるかの説明は、このサイトの考えです。公的な資料で確認できる部分には、出典を書いています。

国税庁の保存期間は、変わることがあります。最新は、国税庁のサイトか、最寄りの税務署で確認してください。

このサイトは、税の個別の助言はしません。自分の場合にどうなるかは、税務署や税理士に確認してください。

「一覧の作り方」「3つの目」「月初の午前の進め方」は、このサイトの考え方です。公的な基準ではありません。

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