業務をAIで整理したい人の入口｜AIに頼む仕事と残す仕事を分ける

AIを使い始めたのに、仕事全体は、あまり変わった気がしない。何をAIに任せて、何を任せないのか、線が引けない。

そう感じるのは、AIに頼める仕事と、頼むだけでは回らない仕事が、混ざっているためかもしれません。文章や考えを整える仕事は、AIに頼めます。

請求、記録、保存のように、残す期間が決まっている仕事は、置き場所を決めた仕組みが要ります。

だから、業務をAIで整理するときは、AIに頼む仕事と、仕組みで残す仕事を、分けてください。

このページを先に読む理由は、自分の仕事を、この2つに分けておくと、読むページと、先にやることが、決まるからです。

読んだあとには、自分の仕事を、この2つに分けて、最初に読むページを1つ選べているでしょう。

AIを使っても、時間があまり短縮されない人もいる

東京都の職員アンケート(2023年10月)では、AIを使っている職員の73%が、仕事全体で業務時間が短縮されたと回答しました。

一方で、1週間の合計で、ほとんど短縮されていない人も、27%います。使っていない職員や、ほとんど使っていない職員は、含まれていない数字です。

AIを使っても、業務時間があまり短縮されない人は、東京都の職員にもいます。くわしくは、「文章作成を早くしたい」に書きました。

東京都の事例集は、文章生成AIの活用事例を、企画・アイデア出し、文案作成、要約、メール作成、会議、広報、翻訳などの用途に分けて載せています。

事例集は、AIの回答を、あくまで業務を進めるたたき台と位置づけています。

東京都職員に向けて、回答はそのまま使わず、自分で確認するよう示しています。

事例集は、メール作成の事例で、伝えにくい話ほど、AIに回答案を考えてもらうと、気の重さが緩和できるかもしれない、と書いています。

国税庁は、事業所得のある人は、日々の取引を記帳し、書類を保存する必要がある、と説明しています。

保存の期間は、国税庁の白色申告者向けの説明では、収入や必要経費を書いた帳簿が7年、請求書や領収書などが5年です。

こうした、残す期間が決まっている仕事は、AIに文章を作ってもらうだけでは、回りません。置き場所と、書く日を決める必要があります。

私は、仕事を1つずつ、次の2つの問いで分けるのがよいと考えています。

たとえば、「お礼メールの下書き」は、AIに頼む仕事です。「請求書の控えの保管」は、仕組みで残す仕事です。

AIに頼む仕事も、返ってきた内容は、自分で確かめてから使います。

金曜の夕方、1週間の仕事が終わったあとに、今週した仕事を、紙に5つ書き出します。1つずつ、2つの問いで、分けていきます。

分けてみて、仕組みで残す仕事の置き場所が決まっていないものを、1つ選んでください。

どちらにも分けにくい仕事は、いまは分けずに置いておくのも一つです。請求書や領収書のように、保存の決まりがあるものは、「仕組みで残す仕事」の側に入れておきます。

迷ったときは、いま止まっている場面に近い方から、読んでください。

AIに頼む仕事から読むなら、この順番です。

仕組みで残す仕事から読むなら、この順番です。

このうち、次の3つのページには、広告が含まれます。

東京都の記述は、事例集の4ページ(1-1)、5ページ(1-2)、53〜54ページ(アンケート)にあります。

国税庁の説明は、令和8年4月1日現在の法令等です。確認日:2026年10月15日。

冒頭の、なぜそうなるかの説明は、このサイトの考えです。公的な資料で確認できる部分には、出典を書いています。

東京都の事例集は、2024年1月の、東京都職員向けの資料です。その後に改訂されている可能性があります。

税の決まりは、変わることがあります。

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「2つに分ける」の分け方と、「5つ書き出す」は、このサイトの考え方です。公的な基準ではありません。

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