会議が終わって、書き残したメモを見返しても、そのままでは報告に使えない。
会議のあとの整理が重くなりやすいのは、箇条書きのメモを、報告できる文章に、作り直す手間があるためです。東京都の事例集は、会議中に記録した、箇条書きの会議メモから、報告用の資料を作る事例を載せています。
だから、箇条書きのメモを貼って、報告用の文章にしてもらい、メモと見比べてから使ってください。
このページを先に読む理由は、会議の最中に、どう書き残すかを決めておけるからです。
読み終えて次の会議に出るときには、決まったこと・次にやること・連絡することを、1行に1つずつ書き残す形で、メモを取り始められるでしょう。
会議の最中は、1行に1つずつ書き残す
事例集のメモは、短い箇条書きです。説明した内容、今後のTodo(3つの項目つき)、次回の連絡が、並んでいます。
私は、「決まったこと」「次にやること」「誰かに連絡すること」が分かるように、1行に1つずつ書くのがよいと思います。
たとえば、次のように書きます。
- 決まった:納品は、来週の水曜にする
- 次にやる:見積もりの修正版を、金曜までに送る(担当は自分)
- 連絡する:取引先に、日程を知らせる
言葉は、きれいでなくて構いません。「※結構タイト」のような、自分用の注意書きも、事例集のメモには入っています。
終わったら、メモを貼って、報告の形にする
- 貼る:メモを貼って、「この会議メモから、報告用の資料を作ってください」と頼む
- 絞る:要らない項目があれば、「日時、出席者の項目は不要です」のように伝える
- 見比べる:返ってきた文章を、メモと見比べて、事実と合っているかを確かめる
「貼る」と「絞る」は、東京都の事例集のプロンプトを、このサイトで言い換えたものです。
メモを貼る前に、個人が分かる情報が入っていないかを見ます。入れない情報は、「AIを使いたいけど不安な人の入口」に書きました。
事例集の例では、報告用の資料が、「修正箇所の説明」「今後のTodo」「次回の会議の日程と議事連絡」の見出しに、整理されています。
見比べる手順は、事例集の例が理由になる
事例集の例では、メモは「時間的に余裕はない」「結構タイト」とだけ書かれています。
返ってきた文章には、「迅速な対応が求められます」「適切な調整が必要です」という、メモにない言い回しが、加わっています。
この違いは、このサイトが例から読み取った点です。事例集が指摘したものではありません。
事例集は、東京都職員に向けて、事実と相違がないかどうかを確認してから使うよう示しています。
次の会議のメモは、1行に1つの箇条書きで取って、終わったら、「貼る」から試してみてください。
音声しかないときは、文字にしてから整理する
この節には、Notta の広告が含まれます。
会議が録音だけのときは、メモの代わりに、音声を文字にする作業が必要です。会議を録音するときは、参加者や職場のルールを、先に確かめます。
Notta は、公式サイト(英語)で、会議・インタビュー・講義を、検索できる文字や図にするAIのサービスと説明されています。
公式の料金ページには、無料プランは、文字起こしが月120分、1回につき3分までと書かれています。
有料のプレミアムとビジネスは、1回につき5時間までと、料金ページに書かれています。1時間の会議には、無料プランでは足りません。
会議のあと、自分の席で、3分ほどの音声メモを1つだけ文字にして、上の手順の「貼る」から試す、という使い方があります。
文字にしたものも、貼る前に、個人が分かる情報が入っていないかを見ます。
使う前に、公式の料金ページで、無料プランと有料プランの内容を確かめてください。
料金と無料プランの内容は、変わることがあります。確認日は、2026年10月15日です。
次のリンクは、広告です。リンク先で申し込みなどがあると、このサイトに報酬が入ることがあります。
次に読むページ
- 情報整理や要約をAIに任せたい人の入口:長い文章を、短くまとめたいとき
- 文章作成を早くしたい:メールや案内文を、下書きから作りたいとき
- AIを使いたいけど不安:会議メモを貼る前に、入れない情報を決めたいとき
- 業務を整理したい:請求や記録など、仕事全体が重いとき
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公式の確認先
東京都の記述は、事例集の34ページ(6-1)と35ページ(6-2)にあります。
Notta の記述は、公式の料金ページと公式サイトにあります。確認日:2026年10月15日。
このページの限界
冒頭の、なぜそうなるかの説明は、このサイトの考えです。公的な資料で確認できる部分には、出典を書いています。
この事例集は、2024年1月の、東京都職員向けの資料です。その後に改訂されている可能性があります。
メモにない言い回しが加わる例は、事例集の1つの例で見られた点です。毎回同じとは限りません。
「1行に1つずつ」「貼る・絞る・見比べる」「メモの書き方の例」「録音のときの確認」は、このサイトの考え方です。公的な基準ではありません。
このページは、特定のサービスどうしの比較は、していません。
このページは、誰が書き、どう確認していますか
運営しているのは、ペンネーム「アイノテ」です。確認のしかたは調査方法と更新ルールに、運営者の紹介は運営者情報にあります。
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